本記事は、大原昌人氏の著書『すべての仕事を2分の1の時間で終わらせる ガチ速仕事術』（ぱる出版）の中から一部を抜粋・編集しています
オンライン会議ツールを使いこなそう
私は2018年頃からZoomをはじめとするオンライン会議ツールを使い始め、その便利さに感動していました。ただ、当時はまだ一部のIT系やWeb系の企業にしか認知されておらず、使えるシーンは限られていました。日本でこうしたツールが一般的になるのはまだまだ先かと思っていましたが、新型コロナウイルス感染症の拡大防止という思いがけない理由によってZoomが一気に普及したのは、まさに怪我の功名というほかありません。
オンラインで会議や商談を行う最大の利点は、移動にかかる時間を丸ごと短縮できることです。
相手の会社まで出向いて対面のミーティングを行うとなれば、「10分前には現地に着いておこう」「最寄り駅からは徒歩5分だが、念のため10分みておこう」などつねにバッファを持たせて行動するため、たった1時間のミーティングをするために、2時間も3時間も時間が潰れてしまうことがよくあります。
これをオンラインで行うことができれば、それだけでとてつもない時間の節約になります。私自身、対面でのミーティングが中心だった時代は、アポイントはどんなにがんばっても1日3件が限界でしたが、オンラインへの移行後は、最大で1日7件のミーティングができた日もあります。なにしろ会議が終わった5分後には次の会議を入れられるのだから、無駄がありません。リアル会議では絶対にできない芸当です。
「身内のミーティングならともかく、顧客との商談をオンラインで済ませるわけにはいかない」。
「リモートワークができるのはエンジニアや事務職だけじゃないか」。
日本ではいまだにそんな声も聞かれますが、それが思い込みに過ぎないことを、ある大手企業が証明してくれました。
『日経ビジネス』（2021・5・3号）によると、携帯キャリア大手のソフトバンクが営業活動をオンライン化した結果、リアルで商談を行っていたときにくらべて顧客コンタクト数がなんと5倍にアップしたそうです。
しかも、オンライン商談はリアルの商談と違って「途中で入室／退室してもさほど失礼にあたらない」と考えられているため、上司はリアルのときよりも気軽に部下の商談に同席してサポートすることができます。それが功を奏したのか、ソフトバンクでは商談がオンラインになったからといって、成約率が大きく下がることはなかったといいます。
このことからも、オンライン会議システムはコロナ禍を乗り切るための一時的な代用ツールではなく、時間を有効に使うために、今後も積極的に活用すべきツールであることがわかります。
オンライン会議ツールにもいくつか種類がありますが、参加するメンバー全員に同じツールを使ってもらう必要があるため、導入の際は「シェアが高いツール」もしくは「自分が所属する業界でよく使われているツール」を選ぶのが鉄則です。
日本ではZoomのシェアが圧倒的に高いので、とくに理由がない限り、あえてほかのツールを選ぶ必要はないでしょう。私もいろいろな業界の人とオンラインでミーティングをしていますが、ほとんどZoomで事足りています。
Zoom以外で使う可能性があるのは「Microsoft Teams」や「Google Meet」あたりでしょうか。無料版の場合、Zoomが1会議あたり最大40分しか使えないのに対して、TeamsとGoogle Meetは60分まで使えるので、無料で長めの会議をしたいときはこちらを選ぶのがいいかもしれません。また、Teamsはワード、エクセル、パワーポイントといったオフィスアプリケーションと連携しやすく、Google Meetはセキュリティ対策が強いといった特色もあります。
オンライン会議の録画と共有で「議事録」や「メール共有」を時短
オンライン会議ツールの魅力は、移動時間をなくせることだけではありません。ある機能を使うことで、議事録を作成・共有する手間もゼロにすることができるのです。
その機能とは「レコーディング機能」です。会議をレコーディング（録画・録音）してそのデータを共有すれば、わざわざテキストで議事録をまとめたり、メンバーを集めて説明したりする必要はなくなります。
といっても、会議の最初から最後まで通してレコーディングするというわけではありません。毎回そんなことをしていたらパソコンのメモリがあっという間にいっぱいになってしまうし、そもそもそんな長いデータを見直すのは時間の無駄です。
録画・録音するのは「最後の2分間」だけでかまいません。話し合いが終わって何らかの結論が出たら、カメラに向かって「今のミーティングで決まったことが3つあるので、チームメンバーの皆さんに共有します。まず1つ目は、イベントの日時に関して……」といった具合に、その会議で決まったことを2分間くらいにまとめて話してレコーディングし、メンバーに共有するのです。決定事項を文章にまとめることを考えたら、はるかに楽で効率的だし、共有される側のメンバーにとっても、わずか2分間で会議の全容を知ることができるので時短になります。
なお、レコーディングの方法は使用するオンライン会議ツールによって多少異なります。
もっとも簡単なのがZoomで、ミーティング画面に表示されるメニューから「レコーディング」をクリックするだけで録画が始まります。基本的にレコーディングができるのはミーティングのホスト（主催者）だけですが、ホストがゲスト（参加者）に録画の許可を出せば、ゲストでも録画が可能になります。また、無料版だと自分のパソコンにデータを保存する「ローカルレコーディング」しか選べませんが、有料版になるとクラウドに保存できるようになります。
「Microsoft Teams」と「Google Meet」では、どちらも無料版ではレコーディングができないので注意してください。
オンライン会議中こそ「内職」を！ 見えない手元で仕事をするべし
オンラインかオフラインかを問わず、会議に参加する人数が多くなると、必然的に「自分とはあまり関係のない話題」に付き合う時間が長くなります。それは正直なところ退屈であまり意味がない時間ですから、「この隙に別の作業を進めたい」と思っている人もいるでしょう。
しかし言うまでもなく、リアルな会議では監視の目があるので、いくら退屈でも「内職」をするわけにはいきません。コソコソ関係のない作業をしているのがバレたら「ふまじめだ」「失礼だ」というレッテルを貼られてしまいます。
でも、本当に「内職」は悪いことなのでしょうか？
私はそうは思いません。聞いても聞かなくてもどちらでもいいような話に付き合って無意味な時間を過ごすくらいなら、せっせと別の仕事を進めておいた方が、自分だけではなく会社にとってもメリットになるはずです。
その点、オンライン会議は便利です。なにしろ手元で別の作業をしていても他の人にはわからないのです。
だからオンライン会議の場合は、存分に手元で内職をしてしまいましょう。あなたが効率的に働くことは、巡り巡って会社の利益になるのだから、罪悪感を覚える必要はありません。
とはいえ、会議の出席者である以上は、完全に内職に集中するのは避けてください。話題が変わったり、いきなり「○○さんはどう思う？」などと話を振られる可能性もあるので、意識の3分の1くらいは会議に向けておかなければなりません。
となると、できる内職は限られてきます。オススメは数値入力などの単純な事務作業や、別の案件の資料のチェック、頭を使わずに手先だけでできるメールの返信といったところです。企画書を作るなど、集中力を要する作業は内職向きではありません。
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