手帳には、純粋に仕事のスケジューリングを最適化するというだけでなく、チームならでは活用の仕方や、自身のモチベーションを向上させるという使い方もあります。24時間の中でのバイオリズムを考慮しながら、もっと手帳を活かしていきましょう。
(本記事は、伊庭 正康氏の著書『
会社では教えてもらえない 仕事が速い人の手帳・メモのキホン
』すばる舎(2016年11月22日)の中から一部を抜粋・編集しています)
スキマ時間を活用するものが勝利を勝ち取る
なぜ、これほど頑張っているのに、いつも残務が残ってしまうのか?と思うことはないですか? そりゃそうです。日中は打ち合わせなどで時間がつぶれてしまい、自分の作業、たとえば資料作成や報告書を作成する時間がない、ということは少なくありません。
でも、忙しいはずなのに残業をしない人がいます。実は彼らにはある共通することがあります。彼らは「スキマ時間」を活かすだけではなく、日中のスキマ時間を増やしているのです。
ある調査では、1日のスキマ時間は1時間9分という調査がありますが(パナソニック調べ)、私は、まだまだ増やせると思います。私のスキマ時間も、おおむね1日3時間程度はあります。決して暇なわけではありません。意図的にスキマ時間を増やしているからです。
たとえば私は、電車が来るまでの駅のホームで、スマートフォンの音声入力機能を使って、こっそり人目を忍んで、スマホに話しかけながら連載の文章を入力していたりします。このようにちょっとしたスキマ時間を徹底的に活かすことで、夜の残務はかなり減らせます。
さて、スキマ時間がいかに時短に効果的であるかはご理解いただけたことと思います。そこで、次のステップとしては、夜の残務をなくす砦である「スキマ時間そのもの」を増やしてほしいのです。スキマ時間を増やすために、すぐにできる簡単な方法は3つです。
- 「お釣り時間」を作る 予定より早く済ませ、お釣りの時間をスキマ時間として活用
- 「余裕時間」を作る 予定より早く到着し、その余裕をスキマ時間として活用
- 「空転時間」を活かす 移動等何もしていない空転時間に、できることを考える
ほんの少しのことで、スキマ時間は一気に増えます。きっと、あなたのスキマ時間は、まだまだ増やせることでしょう。
チームの生産性を最大限にする『ガントチャート』
また、こんなことはないですか? チームでひとつのプロジェクトを進めていくときに、ひとりの作業が遅れてしまったために、全体の進捗が遅れてしまった。あるいは、同じような仕事をふたりがやってしまっていることに気づかなかった、などのミス。これは全体できちんと予定を共有していないことが原因です。口頭での確認では、やはり限界があります。
でも、これも簡単に解決できます。複数のメンバーで、役割を決めて、チームで共同作業する場合は、「ガントチャート」を使えば解決します。
ガントチャートは、「タスク」「担当」「納期」を明確にするものであり、誰が今何をしているか、いつまでに仕上がるかを共有することができます。リフィル(バインダーに挟むもの)でも売っています。こうすることで、別の人が同じ作業をすることを防いだり、作業の遅れを全体でチェックできますので、早め早めに対処できます。
ガントチャートのリフィルがなくても、エクセルでガントチャートのフォーマットを作り、手帳に挟んでおくことでも十分です。もし複数名でやる作業があれば、ぜひあなたからガントチャートで管理することを提案してみてはいかがでしょう。これだけで、チーム仕事の行き違い、勘違いは予防できますし、あなたの評価も上がるはずです。
あえて「楽しみ」を手帳に書き込み、モチベーションアップ
朝、会社に行く足取りが重い日はないでしょうか。
「あー、今日も忙しいなぁ……」と。
もし、その日に「タイトル」をつけるなら「多忙な1日」かもしれません。どうせなら、これから始まる1日には楽しいタイトルをつけたいものです。
とっておきの方法を紹介しましょう。1日にひとつ、ワクワクする予定を入れてみることです。そうすることで、その日の「タイトル」が楽しいものに変わります。たとえば仕事を終えた後、映画を観る予定を入れたとしましょう。すると、その日のタイトルは「忙しい日」から「映画の日」に変わります。
他にも友だちと会う、新しい本を探しに行く、ジムに行く、何でもいいのです。そうするだけで、1日のタイトルが変わり、朝の気分は大きく変わります。もう少し見てみましょう。たとえば、その日は昼にクレーム対応の予定があったとします。これは憂鬱の極みでしょう。朝から気が重くなって当然です。その日にタイトルをつけるなら「クレーム対応の日」なわけですから。
しかし、仕事が終わってから、学生時代の友だちと久しぶりに会う予定を入れていたとしましょう。頭のなかを占めるクレーム対応の割合は減り、その日のタイトルは「友だちと会う日」に変わります。
私がよくやるのは、仕事帰りに「ジムに行く」と予定に入れることで、今日は「ジムの日」としてしまう方法です。ジムなら帰り道に簡単に行けますので、私にとっては便利なタイトル変更の手段です。
また、「残業をしない日」にしてしまう方法もオススメです。それだけでもその日の気分が変わるから不思議です。ぜひ、あなたにとってワクワクする予定を入れてみてください。何でもOK。そうすることで、あなたの今日の1日のタイトルは変わります。
伊庭 正康
1991年リクルートグループ入社。営業としては致命的となる人見知りを4万件を超える訪問活動を通じ克服。リクルート社においても珍しいとされるプレイヤー部門とマネージャー部門の両部門で年間全国トップ表彰4回を受賞、累計表彰回数は40回以上。その後、営業部長、(株)フロムエーキャリアの代表取締役を歴任。2011年、(株)らしさラボを設立。営業リーダー、営業マンのパフォーマンスを飛躍的に向上させるオリジナルの手法(研修+コーチング)がリーディングカンパニーの目に留まり、年間260回の営業研修、営業リーダー研修、コーチング、講演を行っている。リピート率は91%。また、ストレスコーピングコーチとして、ビジネスパーソンのメンタルタフネス強化の支援も行っている。近著には、『苦手な人がいなくなる(中経出版)』『強いチームをつくる!リーダーの心得(明日香出版社)』など多数。その活動は、日本経済新聞、日経ビジネス、など多数のメディアでも紹介される。
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