円滑なコミュニケーションに必要な4つのこと

社内での円滑なコミュニケーションを実現するために必要な要素は次の4つである。

1.相手の話を聞く傾聴

傾聴とは、相手の話を否定したりさえぎったりせず、オープンマインドで寄り添いながら関わることを指す。

傾聴力が備わっている人は、アイコンタクトやジェスチャーを行いながら適切な質問を投げかけ、話し手の感情に共感するなどの方法で自身の関心を示せる。

2.相手の感情への共感

共感とは、相手の視点に立って気持ちや考えなどを理解し、共有することを指す。

共感力が高い人は相手の経験や価値観を尊重し、感じていることを理解しようという姿勢で関われるため、信頼感を得やすい。

3.自分の考えを伝える伝達

伝達とは、情報や感情を相手に効果的かつ正しく伝えることを指す。

伝達力が高い人物は、相手にメッセージが正確かつ効果的に伝わるように、言葉、声のトーン、ボディランゲージなどを適切に使い分けられる。

4.自分の対人コミュニケーションのクセを知る

自分の対人コミュニケーションの癖を客観的に知ることも大切である。自分の話し方や言葉の選び方は普段意識していないため、相手にどのような印象を与えているかわからないものだ。相手の受け止め方によっては意思疎通がうまくいかないこともある。

自分の普段の言葉遣いや振る舞いの癖を知ることで、相手の反応に合わせてより効果的なコミュニケーションが取れるように修正できるだろう。

コミュニケーションの改善で意識すべき6つのポイントを簡単に解説

人との関わり方に明確な正解はないが、改善すべきポイントはそれぞれに抱えているだろう。ここでは、自身のコミュニケーションを改善する際に、意識すべきポイントを解説する。

1. 相手に合わせてコミュニケーション方法を変える

相手の性格を考慮して、コミュニケーションを変える意識を持ってみよう。

例えば、業務遂行に不安を抱えやすい人に仕事を依頼する際は、仕事の目的や手順、ゴールをより具体的に説明することで不安を払拭でき、さらに定期的にフォローすれば信頼感を得られるだろう。

自分のコミュニケーションの癖や傾向に注意し、相手のペースに合わせ頷きながら共感を返して接するといった心がけが大切だ。

2. 話しやすい雰囲気は自分から作る

コミュニケーションを活性化させるためには、自ら話しやすい雰囲気をつくる意識が欠かせない。

社員によっては経営者や上司などに萎縮して、コミュニケーションを避ける人も少なくない。目上の立場にいる人が、自ら社員の名前を呼びながら笑顔で挨拶するなど、話しやすい雰囲気を作って良好な人間関係を築けるよう関わっていこう。

イライラして気持ちが落ち着かない時は話しかけるのを避けるなど、フラットな気持ちで関われるように気持ちを整えることも大切だ。

3. さまざまなコミュニケーションツールを利用する

リモートワークが多く社員同士のコミュニケーション取りにくい職場ならば、手軽に業務連絡や雑談ができる「Chatwork」「Slack」、サンクスカードを用いて感謝を伝える「THANKS GIFT」、社内通達やナレッジ共有などにも役立つ「Talknote」「TUNAG」のようなツールを導入しよう。

対話やメールなどでは話しにくい内容も、チャット内では語りやすくなることもある。気軽に意思疎通ができるツールを利用することでお互いの接触機会が増え、連帯感を高められるだろう。

4. 直接対話する回数を増やす

1on1ミーティングのような機会を活用して、経営者や管理職などのマネジメント層と社員が対話する機会を増やすのもおすすめする。

ヤフー株式会社では、週に1回30分の1on1ミーティングで社員の業務内容の共有や上司からのフィードバックを行っており、社員の成長につなげる機会を設けている。

ただし、お互いの信頼関係が築けていなければ逆効果になる可能性が高いため、マネジメント層は普段から社員との接し方に配慮する意識が欠かせない。

5. 話を「聴く」意識を持つ

コミュニケーションにおいて話を「聴く」意識を持つことは、社員の言葉に耳を傾け、その背後にある感情や意図を理解しようとする姿勢を指す。聴くプロセスでは、相手が話している間に自分の意見や反論を考えて伝える機会をうかがうのではなく、完全に相手の言葉に集中することが重要だ。

話し手は自分の話を理解され、尊重されていると感じることで、聞き手に信頼意識を持つようになり、よりオープンな気持ちでコミュニケーションを取るようになる。聴くことは、相手に対する敬意の表れであり、チーム内の協調性やモチベーションの向上にもつながります。

6. 肯定的な言葉遣いを心掛ける

肯定的な言葉遣いを心掛けることは、社内での部下とのコミュニケーションにおける重要な要素だ。トラブルが発生したとしても、批判や否定的なコメントを避けてポジティブな表現を選ぶ姿勢が欠かせない。

肯定的な言葉遣いで接すれば、相手は自信を持って意見やアイデアを共有するようになるだろう。たとえ異なる意見があったとしても、建設的な議論を促して相互理解を深められ、チームの士気を高めて生産性の向上にも寄与する。

特に社内で困難な状況や対立が生じた際は、ポジティブな言葉遣いを心掛けることは、解決への道を模索するうえで効果的なアプローチとなり、より健全で協力的な職場環境を構築する上で不可欠だ。