大切なのは「相手に手間をかけさせない」こと
(画像=THE21オンライン)
ビジネスパーソンは、日々、数えきれないほどのメールを書いている。しかし、その書き方は我流という人が多いだろう。知らず知らず、マナー違反の文章を書いているかも……。そこで、ビジネスメールの専門家・中川路亜紀氏に、押さえておくべきマナーを教えてもらった。
「〇〇社の〇〇です」を冒頭に書くべきか？
近年、ビジネスシーンでも簡便なチャットツールが普及する中で、メールを書くときの基本的なマナーがなおざりにされるケースがままあります。
もちろんマナーは時代によって変わりますし、業界ごとに流儀も違うでしょう。しかし、ビジネスメールは様々な立場の人の間で交わし合うものであることは変わりません。これが、メールのマナーを考えるときの基準となります。
例えば、冒頭で「○○社の○○です」と名乗るか否かという問題。ムダだと思われがちですが、省略せずに入れたほうがいいでしょう。
メールは、種々雑多な送信元や用件のものが、一つの受信箱の中に溜まっていきます。毎日何十通ものメールを受け取るビジネスパーソンにとって、「この差出人名は誰だっただろう」「この人はどの会社の人だっただろう」と思い出したり、署名を確認するために画面をスクロールしたりする数秒間が、大きなストレスとなります。本文の冒頭に会社名とともに名前を書くだけで、それを防げます。
このように、マナーには、その裏に理由があるのです。
署名に住所や電話番号を入れていない方もいますが、それも問題があります。文書を郵送したり、急ぎの電話をかけたりと、メール以外の方法で連絡を取るシーンは多々あるからです。名刺などで調べるのも面倒です。
つまり、相手に手間をかけさせないことがマナーなのです。
