意思決定者の性格に合わせた工夫をしよう

このように、会議の時間を短縮するコツは準備にあります。

提案者は資料作りも含め、提案の質自体を高いものにしておきましょう。最初に提示する案がわかりやすく、かつ説得力のある内容でないと、無駄な質疑や堂々巡りの議論を招いてしまうからです。

大事なのは、意思決定者の性格や価値観を把握しておくことです。

ロジカルなタイプならば、サマリーの中の「原因」や「効果」のエビデンスとなるデータをしっかり作り込むのが効果的。

熱意を大事にするタイプならば提案の際の口調に気を配る、他部署との兼ね合いを気にするタイプならば事前の根回しに注力するなど、相手に合わせて精度の「上げどころ」を変えましょう。

また、ファシリテーターは、事前にイメージトレーニングをしましょう。スタートからゴールまでの時間配分、誰にコメントを求めるか、などを簡単にシミュレーションしておくのです。

会議には得てして「話を混乱させる人」が現れて、議論を脱線させるものです。そんなときも、ファシリテーターがゴールを明確に描けていれば「その話はあとで個別にお聞きしましょう」というふうに軌道修正できます。