割り込み業務に翻弄されないために
では、どのようにして手を打てばよいのでしょうか。
一つは、「邪魔される前に攻める」という発想です。
仕事への割り込みを繰り返し経験していくと、パターンのようなものが見えてくるものです。すると、
・上司は今M商事のことで頭がいっぱいだから、提案書の件、何か依頼があるかもしれないな
・もしかしたら取引先から、○○の件で電話での確認があるかもしれない
・今日の午後の会議、どことなく、参加するようにと言われそうな気がする
などという予測ができるようになるはずです。
このような場合は、言われてから対応するのではなく、逆にこちらから攻めて出るのです。
たとえば、上司からM商事の話を振られる前に、プレゼン資料に修正箇所がないかを質問し、対応できるのはいつであることを伝えておく。取引先に電話し、疑問点がないかを先に確認しておく。会議に参加するよう言われる前に、緊急でのレポート作成に集中する必要があるので参加は難しいと断ってしまう。
これだけで、仕事を中断された時のストレスが軽減し、自分がより長く集中できる時間を確保することができるようになるものです。
また、本格的に集中して取り組みたい仕事がある場合には、「声をかけられない環境をつくってしまう」という方法もあります。具体的には、空いている会議室を予約し仕事をする、職場近くのカフェで仕事をする、などです。
著者も前職ではよく、企画書作成といった中断されると浮かんでいたアイデアが飛んでいってしまって困るような業務を行う際には、会議室に籠もっていました。
根本的な解決はやはり「自宅でやること」
ただ、根本的な解決策は、会社は会議や報連相等のコミュニケーションを行う場所と割り切り、自分の仕事は家で集中して行うというように、「働く環境を分ける」ことではないでしょうか。
それを実践しているのが当社です。当社は役員や管理職、正社員を含め、約100名のスタッフ全員が在宅勤務です。
普段は自宅で仕事を行い、コミュニケーションが必要な場面ではTV会議を行ったり、直接会って打ち合わせをしたりするのです。
在宅勤務は育児や介護等の環境変化に対応するため、あるいはワークライフバランスという観点から語られることが多いようですが、集中する時間を増やし、生産性を高めていくためにも非常に価値があります。
私自身、前の職場には在宅勤務制度がなかったものの、クライアント支援で必要な資料の作り込みを集中して行う必要がある時などは、上司と相談のうえ、家で仕事をすることが多々ありました。そこで会社を立ち上げるにあたり、思い切って「全員在宅」という今の仕組みにしたのです。
