やりとりをスムーズに進めるメール術

(本記事は、近藤珠實氏の著書『伝わる！電話、メール、ビジネス文書の仕事活用術』の中から一部を抜粋・編集しています)

(画像=PIXTA)

不信感を抱かせない

仕事を進めるうちに、外部への確認作業が必要になることがあります。そんなときは、情報や資料を持っている企業や団体に問い合わせることになります。

問い合わせ先には、自分の所属や問い合わせの理由、手に入れた情報や資料の使い方などを細かく記しましょう。

また、問い合わせに対応する側は、必ずしも答える義務があるわけではありません。したがって、不信感を与えたり、メールの内容がわかりにくかった場合には、無視されてしまうリスクもあります。

そのため、メールは丁寧に、かつ分かりやすく書かなければなりません。

どういった資料（情報）を、どのように使うのかははっきりと記しましょう。

問い合わせメールの文例

※表題や結び、署名は省略しています。

(画像=伝わる！電話、メール、ビジネス文書の仕事活用術)

やりとりをスムーズに進めるには

資料提供がＯＫの場合は、資料の送付やアポイントをとる必要が出てきます。

最初のメールに、問い合わせに対応して頂ける場合の情報の入手法、つまり資料の郵送先やアポイントの方法などを記しておくと、メールのやりとりの回数が減り、先方の負担が小さくなります。すると、問い合わせに早く対応してもらえる可能性も高くなるでしょう。

断られた場合もお礼を伝える

もし資料提供を断られた場合は、別の問い合わせ先を探さなければいけません。

しかし、断りのメールであってもお礼の返信は必ずしましょう。

「○○関係の資料なら△△に問い合わせてみてはいかがでしょう？」とアドバイスを頂けることもあるので、そのときもお礼の一言は忘れないようにしましょう。

返信メールの文例

※表題や結び、署名は省略しています。

対応可の場合

(画像=伝わる！電話、メール、ビジネス文書の仕事活用術)

対応不可の場合

(画像=伝わる！電話、メール、ビジネス文書の仕事活用術)

point

• 相手に不信感を抱かせないように
• 自分が何者か、問い合わせの目的は何かを明確に伝える
• OKを貰えた場合の対応法も書く

近藤珠實(こんどうたまみ)

現代の社会生活にマッチした作法を提唱するマナーのエキスパート。東京神田生まれ。1975年、「現代作法研究会」を発足。
1977年、作法をより現代的にマッチしたものとするため、指導を受けていた國學院大學名誉教授の命名により、新作法「清紫会」を結成。同時に「清紫会」新・作法学院を開設し学院長に就任。以後、生徒を指導するかたわら、執筆、テレビ、講演、社員教育、学校教育等幅広く活動している。
プライベートでも仕事でもスグに役立つ、「日常マナー」のほか「ビジネスマナー」の人気講師として講座を定期開催。

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