(本記事は、近藤珠實氏の著書『伝わる！電話、メール、ビジネス文書の仕事活用術』の中から一部を抜粋・編集しています)
『伝わる！電話、メール、ビジネス文書の仕事活用術』シリーズ
(画像=PIXTA)
メモ以上レポート未満
会議の際に作る議事録は、通常は正式なビジネス文書の範疇には含めませんが、ビジネス文書を書く上で重要な要素が詰まっています。いわば、メモ以上レポート未満のビジネス文書です。
ここでも基本は、5W3Hを押さえることです。出席者、会議の日時と場所、テーマなどです。
特に、「誰の発言か」は、絶対に押さえなければいけないポイントです。
議事録の内容
| 標題 | 会議のテーマ |
|---|---|
| 日時・場所 | どこで会議が行われたか |
| 出席者 | できれば肩書も |
| 会議の内容 | 発言を完結にまとめる |
| 内容趣旨 | 会議の結論は？ |
| 次回の日程 | 次回がある場合は書く |
| 所見 | 意見を付け加える場合 |
テーマと結論を忘れない
やはり他のビジネス文書と同じように、テーマと結論は強調すべきです。
議事録におけるテーマは、議題です。
参加者が何について議論をしているかは、当たり前のようで忘れやすいことなので注意してください。会議の中で議題が移り変わることも多いので、「今、何について話しているのか？」を常に意識して議事録をとりましょう。
結論は、あいまいになりがちなポイントです。その日の会議で何が決まったのかを明確にメモをしましょう。
意見を交わすだけで、結論がないまま終わってしまう会議は少なくありません。そんなときも、「結論は出たのだろうか」と意識していれば、一定の成果が得られるでしょう。
議事録のフォーマット
あらかじめ議事録のフォーマットを作っておくと、メモを取りやすくなり、漏れもなくなります。ICレコーダーなどで会議音声を録っておくのもいいでしょう。
押さえるべき内容は、日時、議題、参加者、発言と発言主、そして結論です。長い文章にはせず、ポイントを箇条書きでまとめても問題ありません。
会議議事録の文例
(画像=伝わる！電話、メール、ビジネス文書の仕事活用術)
point
- 議事録にはビジネス文書の基本が詰まっている
- テーマと結論を明記する
- フォーマットを用意しておく
近藤珠實(こんどうたまみ)
現代の社会生活にマッチした作法を提唱するマナーのエキスパート。東京神田生まれ。1975年、「現代作法研究会」を発足。1977年、作法をより現代的にマッチしたものとするため、指導を受けていた國學院大學名誉教授の命名により、新作法「清紫会」を結成。同時に「清紫会」新・作法学院を開設し学院長に就任。以後、生徒を指導するかたわら、執筆、テレビ、講演、社員教育、学校教育等幅広く活動している。プライベートでも仕事でもスグに役立つ、「日常マナー」のほか「ビジネスマナー」の人気講師として講座を定期開催。
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