仕事をためないために、一番有効そうな方法は「とにかくすぐにやってしまう！」ことです。しかし、この方法でも仕事が終わらないのはなぜでしょうか？「今すぐ」やっても十分に進めることができないほど、「計画」が必要なのです。
(本記事は、佐々木 正悟氏の著書『仕事の渋滞は「心理学」で解決できる』=KADOKAWA、2017年12月22日刊=の中から一部を抜粋・編集しています)
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今すぐやっても終わらない……
これは事実です。やらないから、進まないのです。少なくとも、やらなければ進むはずがありません。少なからず、仕事を前に進めるには「やるしかない」のです。それも今すぐに！
たしかにいつもメールチェックして、あるいはツイッターに逃げ、はたまたネットサーフィンによる情報収集ばかりしていて、仕事を進められるはずがありません。そういうことを実際にしていた私としては強いインパクトをこの本から受けたものです。
ですが、それはまったくその通りであるとしても、それでも「とにかく見境なくすぐやる！」だけでは、仕事が終わらなくなっていくのです。
そういうチャンバラ映画みたいな、かかってくる相手を”バッサバッサ”と切りつけるというスタイルでいっても、たぶん今のビジネスパーソンは仕事がたまっていってしまうでしょう。
端的に言えば「今すぐやる！」ばかりでは仕事は終わらないのです。
どうせしなければならない仕事であるなら、それに優先順位をつけたところで何にもならない、というのです。
それは半分まで、その通りでしょう。たしかに結局やることなら、重要だから先にやるとか、重要でないことは後回しにするといったところで、あまり意味がありません。
しかしこの考え方には問題が残っています。仕事に取りかかる順番によってはムダが生じかねないこと、仕事に取りかかる順番を間違えると途中で息切れしかねないこと、結局やるかどうかが曖昧な仕事もあるといったことなどです。
重要度による「優先順位」ばかりではなく、仕事にはやはり取りかかる
順番というべきものがあるのです。
したがって、仕事に取りかかる順番、「計画」というものを立ててから仕事を「すぐやる！」べきなのです。「とにかくすぐやる！」では、たいていのことは決してうまくいきません。特に「プロジェクト」などと言われている長期間にわたる仕事ほど、そうです。
というわけで計画を立てることの必要性をまず確認しましたが、計画といえば「計画倒れ」「三日坊主」「現実と無関係な青写真」といった結果に陥りがちなものでもあります。「計画通りにいくなら誰も苦労しない」と言ってのける人もたくさんいます。
しかし、「計画通りにいかない計画」を立てるのはやはり計画を立てる側の問題です。どんな計画であっても、決してその通りにはいかないから、立てる意味はない、とはならないのです。
計画は、そのときがきたらその通りにできるように立てるべきです。したがってまずは、何の仕事にせよ、実行日次に書かれている仕事を、実行日次がやってきたときに「終わらせられる」というものになっていなければなりません。
だからまずは計画表なりカレンダーなりを見て、想像してみましょう。
明日でも、1週間後でも、100日後でもけっこうです。計画表には「何日」の「いつ」「何」をすると書かれていますか？
それは、間違いなくその時がきたら、やれますか？
この問いに「イエス！」と言えない計画は、修正されねばなりません。これはとても単純な話でありながら、非常に多くの計画で無視されています。信じられないほど、無視されているのです。「できっこないよこんなの……」とすぐに答えられるようなものが、そのまま放置されているのです。
使える時間だけを考えよう
計画というのは、たとえば100ページの文書を作成するのに、100日あるなら、1日1ページという単純な割り算から始まります。
ここで問題にするべきは、1日1ページずつ作成する「時間がとれるのか」ということだけです。
時間がとれるかどうかは正確には分かりませんが、「何にも優先して時間を取る！」と決めたなら、「起床してすぐの時間」から「通勤時間」「出社してすぐの時間」「お昼休みの時間」まで、可能性のある時間帯はあるはずです。
もちろん割り込みの仕事が入ったり、会社でなければできないこともあるでしょう。そのような事情を考慮した上で、計画された仕事に割り当てられる時間を、最大限度見積もるのです。
ここで、少なからぬ人が、「気持ち」や「感情」を考慮しようとします。「この日は疲れていて気分がのらないだろうからやめにしよう」とか、その分「この日は元気そうだから1日3ページはいけるだろう」といったことを考慮しようとしがちです。
しかし、「気持ち」や「感情」を考えてはいけません。「気持ち」などというのは、時間よりも読み切れないものですし、暗示にも左右されます。「その日は出張帰りで元気がなさそうだ」などと思っていると、本当にそうなりかねません。
計画は、機械的に作ります。ただし、時間はできるだけ徹底的に考慮しなければなりません。
疲れていたり、元気がなくても、文書作成はできるかもしれませんが、1秒ではできないからです。その意味では未来の自分の使える時間には配慮が必要です。
仕事がたまるのは、結局計画通りに仕事が進まないからなのですが、計画通りに仕事が進まないのは、時間がとれなくなるからです。
だから、確実に確保できる時間はきわめて貴重であり、そのような時間だけをあてにして、計画に対する時間の「総量」をたえまなく意識しておくことが大事です。
可能であれば、毎日三度、計画表を見直して確保できる総時間を意識し直します。やがて覚えてしまうくらいにです。そうすれば「今のペースで仕事がはたして終わるのか？」を把握できるようになっていきます。少なくとも知らないうちにたまっていた、などということはなくなります。
今すぐやれることは何か？
久しぶりに時間がとれたから、ずっと遅れ気味だったプロジェクトをイッキに進めよう。
こう考えていざ取りかかるものの、たとえば5時間あっても、プロジェクトはほとんど進展しない。そういうことはよくあります。
私たちの時間感覚はかなり大ざっぱです。遅れがちなプロジェクトの仕事がどれほど「たくさんの時間」がかかりそうだとしても、「5時間」は「たくさんの時間」なのだから、「たくさんの仕事」を「たくさんの時間」でやっつければ何とかなる、などと思ってしまいがちなのです。
けれど実際には、200時間分の仕事に関して5時間作業をしても、進むのはせいぜい全体の2〜3％にすぎません。
もちろん、プロジェクトの2％を1日で終わらせられれば、それは素晴らしい成果です。でも私なら、100日かかるであろう書籍原稿があったとして、「1日5時間かけて書けるところまで書こう」などとは思いません。もっと違った戦略を立てます。
毎日数分でもいいから時間をかける
たとえば、遅れ気味のプロジェクトにかけられる時間を5時間確保したのであれば、それを使って今後100日間のシミュレーションを綿密に行います。
1日あたりにしなければならないタスクを100日分洗い出して、それを計画的に配置します。
さらに、1日ごとの日程を可能な限り検討し、どの日のどの時間帯であれば、どのタスクを進めることができるかまで、子細に検討するのです。
こういったことは、かなりの時間を要します。5時間かけても、100日分のシミュレーションを十分やりきれるとは限りません。
しかも、たとえ100日分の立派な計画を立てたとしても、それは仕事を進めたということにはなりません。だからこそ、ほとんどの人は計画などには一切時間をかけず、少しでも時間があれば、その分の仕事を進めようとしてしまうのです。
しかし、「今すぐ」やっても十分に進めることができないほどの大仕事については、「今すぐやる」のではなく、「今すぐ計画を立てる」べきです。
千里の道の一歩目は足取りが重いもの
計画を立てることにはいろいろな意味がありますが、うまく立てられると、モチベーションが高まります。
「千里の道も一歩から」と言いますが、最後の一里と最初の一里とでは、どうしてもモチベーションに差がついてしまいます。早い話、長い道のりの出だしはつらいものです。
大プロジェクトの取りかかりの段階には、もちろん最終的なゴールについて何もイメージできませんから、力を費やすことがひどくむなしく思えます。
人は成果を求めて行動を起こす生き物ですから、成果がはるかかなたにあっては、やる気が起きなくて当然なのです。だから、「今日ちょっとやったくらいでは意味がない」という感じがしてしまって「まとめて時間がとれたときにやろう」となりがちなのです。しかし、
「まとまった時間がとれる」ことなどめったになく、たとえ「まとまった時間」がとれても、全体の1％ちょっとしか作業が進まなかったりします。まとまった時間を費やしてすら、まとまった成果などめったに手に入らないのです。
したがって、まとまった成果頼みに仕事を進めるのは得策ではありません。
それよりも全体の計画を綿密に立てて、たとえ日々の成果はほとんどなくても、かならず仕事全体を終わらせる方向に向かって歩んでいるという実感のほうが役にたちます。
計画さえたしかなものであれば、ゴールに近づいていることは確実なのであって、途中で倒れてしまわない限り最終目標地点にたどりつけます。
「今すぐやること」と「次にすぐやること」
今すぐやらなくてはいけないことなのに、どうしてもそれができず、先送りしてしまったり、ネットサーフィンを見てダラダラしてしまう……。そういうこともあるでしょう。
いわゆる「先送り問題」は、特定の誰かだけの問題ではなく、非常に幅広くまん延している現象です。
先送りしてばかりいる人が、特にダメ人間であるとか、特に意志力が弱いといったことではないのです。
ただ、しょっちゅう先送りを繰り返していては、どうしても仕事はたまりがちになります。仕事だけではなく、プライベートで片づけなければならない、ありとあらゆることまでたまってしまいます。
そこで、ちょっとした工夫をしましょう！
この工夫を用いれば、全部とは言わないまでも、かなりのことを片づけられるようになります。
それは、「今すぐやること」を「今すぐやること」と「次にすぐやること」に分けるという工夫です。
営業の仕事は「分割」を提案すること
「今すぐやること」を、「今すぐやること」と「他のこと」に分けるというのは、一見子どもだましのようかもしれません。でも、この「分割」という手段はきわめて強力なのです。
その証拠に、保険の営業さんや、税理士といった人たちが提案することの多くが「分割」です。
これらの仕事をする人たちは顧客やクライアントに「今すぐお金を払う」ことや「今すぐ契約する」ことを勧めます。
しかし、顧客はたいがい、少しでも迷い続けていたいものです。たとえ最終的には契約することになるにせよ、今すぐお金を払ったり契約したりすることは、痛みをともないます。
しかし営業をしている人たちは、顧客と直接話す機会を取り逃せば、人間得意の「先送り」がいつまでも続くということをよく知っています。
先送りがいつまでも続くようでは、成果になりません。だから何とかして先送りさせないような、あらゆる手段を活用します。なかでも、最もよく使われているのが「分割」です。つまり、お金を払うのも、今すぐでなくていいし、契約も今すぐ全部しなくてもいいのです。
今しなければならないことは、1ヵ所にサインと印鑑を押すだけでよいとか、口座番号と口座名義を書くだけ、といったことにするのです。
今すぐすべきことをいかに減らせるか？
仕事の先送りの防止は、今すぐしなければいけないことをいかに少なめに抑えられるかにかかっています。メールに返事を書いて送るのは今すぐできなくても、一読して返信ボタンを押すだけならできます。つまり、
〈今すぐメールに返事する〉＝〈今すぐ返信ボタンを押す〉＋〈次に「お世話になっています」と入力する〉
というように「分割」するわけです。
このようにするクセがつけば、間違いなく仕事は進んでいきます。「メールに返事を出すのは面倒だから、ちょっとネットサーフィンしよう」というパターンとは、雲泥の差がつきます。
一般的に作業は、「分割」すればするほど進めやすくなるし、まとめればまとめるほど、手のつけにくいものになっていきます。
そういう意味でも「仕事をためる」というのは最悪の手段です。たまっていなければもっと楽に片づけられた分を、わざわざためることによって、とっつきにくく、「分割」の難しいものにしてしまい、しかも締め切りまでに使える日数を少なくしてしまうからです。
「タスク」と「予定」は違う
自分がしなければならないあらゆる「用事」「作業」「タスク」と、「予定」を分けて考えることは、仕事をためないように時間をうまく使うために、きわめて役にたつ考え方です。
「予定」と「タスク」を分けるポイントは、開始時刻の有無です。開始時刻を自分で変えられないなら、それは「予定」です。反対に、たとえ自分で始める時間を決めたとしても、開始時刻を自分で変えられるなら、それは本当の意味での「予定」ではなく「タスク」なのです。
簡単な例を挙げるなら、メールチェックは「タスク」であり、会社の会議は「予定」です。
カレンダーは「予定」の管理ツール
「予定」と「タスク」を分けて考えないと、時間の管理はなかなかうまくいきません。結果として仕事がたまっていきます。たとえば、カレンダーや手帳などを使っている人は、「予定」だけを管理する傾向があります。
明日の12時から会議、金曜の15時から歯医者さん、などというのが「予定」です。やらなければならないことが本当にそういうものだけならば、これらだけを管理すればいいのですが、ほとんどの人はそうではありません。
メールチェックも、経費精算も、資料作成も、オフィスの掃除も、すべては「開始時刻が厳密には決まっていないタスク」です。こういったものをまったくリストアップしないでおくと、簡単に思い出せるものからしか手をつけられなくなりますし、全部の「タスク」が終わったのかどうかの不安が消えなくなります。
だからといって、全部の「タスク」を手帳などに書き込むのは現実的ではありません。おそらく書き込める欄も足りないでしょう。
したがって、折衷案として「今日だけの」タスクリストに予定を書き入れ、しかも「予定」だけは「予定」と分かるようにしておく必要があります。
「本日以後」の「予定」は手帳やカレンダーに任せましょう。
「タスク」と「予定」を分けることで、「タスク」に取りかかり、やりとげてしまうべき「目安」が手に入ります。こういったものがないと、なかなか締め切りを意識して「タスク」を終わらせることが困難になります。
締め切りを意識することで、能率を上げるという機会も失ってしまうのです。
「予定」と「予定」の間に「タスク」を処理する
仕事のリズムとして、「予定」と「予定」の間に「タスク」を進めていくというパターンを確立するのがお勧めです。
そのようにすると、「タスク」を実行する「開始時刻」ではなく、おおよその時間帯を意識しやすくなります。また、その時間帯の中でできるかできないかといったことも検討しやすくなりますから、「タスク」を終わらせるために必要な時間の見当もつけやすくなります。
また、「予定」がある時間には、「タスク」を一切進められないという事実が浮かび上がります（「内職」ができないという前提です）。
「予定」はかならずしも自分がそれだけの時間を必要とするという事実ではなく、外から勝手に押しつけられる時間でもあります。
「ミーティング」も、自分としては本当は20分あればいいと思っているかもしれませんが、実際には2時間拘束されるかもしれません。とすると「タスク」に使える時間はそれだけ少なくなるのですから、「予定」に突入する前に「タスク」を終わらせる動機づけがいっそう強くなるわけです。
ちょっとでも手のかかりそうな仕事だと特にそうですが、仕事を先送りしたくなる大きな要因の1つとして「やたらと時間がかかりそうだ」という先入観があります。この仕事を終わらせるには少なくとも1時間は必要だが、今は30分しかない。だから明日の午前中にするしかない！このように考えてしまうわけです。
しかし、これは非常に間違った考え方です。1時間かかる仕事が目の前にあって、今30分とれるなら、半分だけでいいから仕事を進めるべきなのです。
そうすれば「残りの仕事は全体の半分以下」となるので、仮に翌日の午前中に取り組むとしても、軽快に終わらせることができるでしょう。
逆に、仕事をまるまる先送りにすれば、翌日にもまったく同じ「重々しい1時間の仕事」が立ちふさがって、またしても先送りしたくなるはずです。仕事はそのようにしてたまってしまうのです。
そもそも仕事を最後までやり通す必要はない
人は、目標達成のために行動するとなると、緊張感が増します。その緊張感は、目標が達成されると当然解消してしまいます。ある程度の緊張感と、その持続があったほうが、記憶しやすいし思い出しやすいとも言えます。したがって、目標が未達成の状態に置かれていたほうが、記憶は持続しやすいのです。
目標が達成されてしまうと、その目標に関する細々とした記憶を保持しておく必要を、脳は感じなくなるのです。緊張感は脳にとってはコストなので、不要と判断されれば解消されるのです。
レストランのウエーターは、支払いが終わった注文より、支払いが済んでいない注文のほうをよりよく記憶しています。
このテーマについてロシアの心理学者ブルマ・ツァイガルニクは検討し、被験者に簡単なパズルを解かせる実験を実施しました。
パズルを解く最中に中断を入れるグループと、中断を入れないグループとに分ける。すると、パズルを完成させたかどうかにかかわらず、中断を入れられたグループのほうが、パズルに関する記憶が鮮明に残っていました。このように、目標が達成されていない課題の記憶は、目標が達成された課題の記憶より、再生されやすい。これを「ツァイガルニク効果」といいます。
継続的な仕事はキリの悪いところで打ち切る
一息で終わらせられるサイズの仕事は別として、少なくとも2〜3日必要な継続的な仕事は、「キリのいいところ」まで進めることをせず、むしろキリの悪いところで強引に打ち切ってしまいましょう。
そうすれば、意識のどこかにその仕事の「続き」のことがとどまり続けるため、継続へのモチベーションをなくすことがなくなります。
誰しも身に覚えのあることだと思いますが、昨日はずいぶんやる気のあった仕事でも、今日になって続きをやろうとしてみると、案外やる気がしなくなったりして困るものです。
だから多くの人は、仕事を始める気になったら「イッキに終わらせよう！」とばかり、イッキにたくさんの仕事をこなすか、さもなければまったく手をつけないといったことになるのです。
この、イッキに片づける戦略も、片づけられる日まで先送りするというのも、仕事をためる結果になるばかりです。
そうではなくて、最後まで終わらせるなどと考えず、中途半端なところでいいから疲れる前に打ち切ることにして、かわりにまったく手がけないという日をなくすことです。
そうすれば、キリの悪いところで放置されている仕事を、翌日にも続ける気になれます。この継続によって、仕事が滞留しなくなるというわけです。
佐々木 正悟（ささき・しょうご）
心理学ジャーナリスト。「ハック」ブームの仕掛け人の一人。専門は認知心理学。1973年北海道旭川市生まれ。97年獨協大学卒業後、ドコモサービスで働く。2001年アヴィラ大学心理学科に留学。同大学卒業後、04年ネバダ州立大学リノ校・実験心理科博士課程に移籍。2005年に帰国。帰国後は「効率化」と「心理学」を掛け合わせた「ライフハック心理学」を探求。執筆や講演を行う。
