(本記事は、本間卓哉氏の著書『売上が上がるバックオフィス最適化マップ ーーテレワーク・コスト減・利益増・DXを一気に実現する経営戦略』クロスメディア・パブリッシングの中から一部を抜粋・編集しています)
IT投資をムダにしない「部門の壁」と「連携」の捉え方
経費精算システムを使う営業部、そのデータを受け取る経理部、というように、1つのツールを導入すると、複数部署をまたいで運用されるケースが多々あります。
ここで大きく立ちはだかるのが、「部門の壁」です。
部署Aでは導入が歓迎されるが、部署Bでは歓迎されない。そして部署Bの発言力の強い人の意見が通り、使われなくなってしまう―といった形で、導入に失敗することがあるのです。
この事態を回避するには、前項と同じ理屈で、「現場を理解すること」、そして「現場の理解を得ること」が必要不可欠です。ポイントは、運用プロセスの具体的なイメージです。
ITツールの導入と運用に外部の専門家を登用しない場合、新しく導入したシステムの設定や使用方法のレクチャーは、情報システム部門（情シス）の方や、社内のITに詳しい方が担当します。そのようなITに慣れている人物が、自分の部署以外の現場のルールや考え方を理解しないまま、システムを導入しようとすると、反発を招くことが多々あるのです。
設定・導入する側は、「ツールを導入すること」がゴールと考えがちです。しかし真のゴールは、「現場で新システムが問題なく運用できるようになること」です。旧システムがどれだけ不便そうに見えても、利用し続ける現場にはそれなりの理屈があります。その理屈を意識して、現場に合ったシステムを選ぶ視点も求められます。
たとえば、勤怠管理システムで2つのツールのいずれかの導入を検討する場合、図表1のように、ツールCは多機能で費用はDと同じ、ツールDは機能はシンプルだがユーザー・インターフェイス（UI）が従来のツールに似ているとします。情シスの目線ではツールCを導入しようと考えがちですが、現場の労務担当者は、旧システムとUIが似ているDのほうが「使いやすそうで、導入にも苦労しなさそう」と感じるかもしれません。
そんなときは、ツールDの導入が正解となることもあります。また、ツールＣを採用するにせよ、こうした点を踏まえて、「現状のシステムと使用感が似ている他の候補もありますが、このCを使いこなせれば、できることが広がりますし、最終的に時間や労力の削減効果も大きいはずです。慣れるまで苦労するかもしれませんが、私たちも細かくサポートするので、Cを導入させてもらえませんか？」などと丁寧に説明し、現場の方々と合意形成する意識が大切なのです。
また、そもそも論で言うと、「多機能・高機能が正義」とは限りません。
ITに詳しい方は、現場の運用イメージを持たずに、多機能であることをよしとする傾向があります。しかし、十徳ナイフを買ったのに、結局、2つか3つの機能しか使わないこともあるように、現場目線で見ると「絶対に使わない機能」もあるものです。
それなら、使う機能だけを持つツールを選ぶなど、あえて機能制限を設けてコンパクトにされたほうが便利かもしれません。実際、私たちの事例では、細かい設定が可能なツールを導入する際に、あえて機能を減らす設定を施すこともあります。絶対に使用しないタブやアイコンで画面を埋めるくらいなら、選択肢を減らすのもひとつの手です。「マウスの移動距離・クリック回数」という塵(ちり)も、積もり積もればそれなりの時間になります。
ですから、現場目線では、機能の少ないツールのほうが、多機能のツールよりもバックオフィス最適化に相応しいケースもあるのです。たとえば、スポーツマンの夫が店頭で実際に試し、納得して購入したパワフルな掃除機は、専業主婦の妻から見ると、重くて疲れる使いにくい掃除機である可能性もあります。
このような部門の壁、自部署との違いを意識してリサーチや根回しをすれば、現場の理解も得られるでしょう。
「連携」は重要だが、絶対ではない
近年のITシステムにおいて「データ連携」は超重要ポイントです。ただ、この点を理解して選んだツールを導入した結果、現場の運用に失敗するケースもあるので要注意です。
先ほど述べたように、ある会社のある部署に最もマッチするツールが、多機能・高機能なものとは限りません。それぞれのツールには一長一短があり、E社の営業部には微妙に映る顧客管理システムが、F社の営業部にとっては最高のツールかもしれないのです。
データ連携を重視しすぎると、その点を見落とす可能性があります。
たとえば、G社が提供する「顧客管理システム」「勤怠管理システム」「給与計算ソフト」があったとしましょう。言うまでもなく、それぞれのツールはデータ連携しているはずです。そのため、顧客管理と勤怠管理と給与計算を最適化したい会社にとって、〔a〕「すべてG社のサービスにする」のは有力な選択肢の1つです。しかし、現場の運用面においては、〔b〕「G社の顧客管理システム・H社の勤怠管理システム・I社の給与計算ソフト」の組み合わせがベストである場合もあります。
この場合、私たちなら、基本的には〔b〕をクライアントにおすすめします。その理由は、データ連携は〔b〕の組み合わせでも可能だからです。
データ連携のやり方は、次の3つに大きく分けられます。
- ①CSV連携：連携元のツールから、エクセルやスプレッドシートで編集できるCSVファイルとしてデータを書き出し、内容を整えて連携先のツールで読み込む方法 ②API連携：外部のツールのデータを自動で取得し共有する方法 ③RPA：ロボティック・プロセス・オートメーション。人がPCを用いて行っていた作業をロボットに処理させる方法
「はじめに」で述べたデータ連携で念頭に置いていたのは②です。CSVのようにデータを書き出したり、その中身を確認したり、連携したいツールでインポート処理する必要もなく、自動的に、あるいはワンクリック程度の動作でデータが同期され、必要な処理が実行されます。
この最も便利な連携が、他社のシステム間でも可能となる動きが加速しているので、先ほどの〔b〕のような組み合わせでも、API連携ができるケースが増えているのです。
また、連携に手作業を要するツールであっても、現場の運用面を重視すると、採用するのが正解となるケースがあります。
人事部が、Jという給与計算ソフトを利用すると、作業時間をこれまでの月8時間から30分に短縮できるとしましょう。しかし、Jは現状、経理部の使う会計ソフトとAPI連携はしていません。そこで経理部は、会計ソフトとAPI連携できるKを導入してほしいと考えていますが、Kの場合は給与計算の作業時間が月2時間となります。
このケースなら、API連携が無理でも、Jの給与計算データを会計ソフトにCSV連携で移す作業を30分でできるなら、合計時間が1時間でJのほうが効率的―とも考えられます（あくまで一例です。実際は効率性以外にも、手作業でミスが生じるリスク等、その他の要素も踏まえて判断しなければいけません）。場合によっては、CSV連携も未対応で、完全に手入力でデータを移す必要がある組み合わせでも、「導入したほうがいい」と判断するツールもあります〈図表2〉。
このように、データ連携は非常に重要ながら、それだけを理由にツールを選ぶのが正解とは言えないのです。
また、API連携をしていなくても、その他の手段によってある程度効率的に連携させることは可能です。ITに詳しい専門家なら、API連携のないツール同士でも、手数が少なくミスも起こりにくい連携方法を、何かしらの手段で確立できる可能性は高いです。
ですから、データ連携は本当に大切な要素ですが、「どう組み合わせるか」は、実はそこまで気にする必要はなかったりします。
それよりも、現場の業務最適化を重視してツールを選び、「各部署のツールが連携して、こんな風にできればいい」というビジョンをしっかりと持つことのほうが重要です。そのビジョンさえあれば、連携方法はどうにか導き出せる可能性が高いからです。
順番としては、「各部署の作業の最適化」を現場目線で考えてツールを選び、その後、それぞれのツールがAPI連携していない場合は、連携方法を検討するとよいでしょう。連携方法が見出せず、別のツールを検討することになることもあると思いますが、この順番を常に意識できていれば、前項までに述べた内容もカバーできるので、よりスムーズなIT導入を実現できるはずです。
とはいえ、これはかなり専門的な領域です。情シス部門がない中小企業も少なくありませんが、その場合はきちんとした知識を持った専門家のサポートを得ることをおすすめします。
