わかりやすい資料とは何でしょうか？見た目や細部に「のみ」こだわった資料よくありません。むしろ「いい資料」を作るために大切なのは、
ポイント(1)「構造」を明確にする
ポイント(2)8割「手書き」で作る
ポイント(3)「バイアス」をかける
――などです。その他にもたくさんの有効な資料作成エッセンスがありますので、是非とももここで学んでください。
(本記事は、木部 智之氏の著書『複雑な問題が一瞬でシンプルになる 2軸思考』KADOKAWA、2017年12月1日刊の中から一部を抜粋・編集しています)
【関連記事 『2軸思考』より】
・(1) 「紙に2本の線を引く」だけですべてが解決する
・(2) 相手に1回で伝わる「伝え方の3原則」と「2軸で伝える」ための3つのステップ
・(3) 「わかりやすい資料」を作る人は何をしているのか？
書けないことは、伝えられない
私のチームに、頭が良くて回転も速く、しかも深く考えられるのに、「伝える」こと、つまり説明だけが苦手なメンバーがいました。
よく私のところに報告に来るのですが、その度に話があちこちに飛び、一回聞いただけではわからない説明をするのです。
私は彼に「報告に来る前に、言いたいことを紙に図で書いてみるように」とアドバイスしました。
話す内容を論理的に書き出してから持ってきてもらうようにしたのです。
結果、彼は自分の言いたいことが全然紙に「書けない」ことに気づきました。伝えたいことを図で表現しようとすると、手が止まってしまうのです。
彼自身、これには驚いたらしく、「自分では伝えるのが下手だと思っていましたが、そもそも伝えることが論理的にまとまっていないとわかりました」と大事な気づきを得ました。
一度紙に書くクセがついてからは落ち着いて話せるようになり、報告の時間も短く、効率的になりました。
断言しますが、どれだけ頭がいい人でも、図に書けないことは伝えられません。
図に書けないということは、その物事の構造を捉えていないということ。すなわち、ロジカルに考えられていないということです。
反対に図に書き出しさえすれば、それを見れば論理構造、論理展開がわかるので極端な話、説明を聞かなくても理解することが可能なのです。
実際に、私は紙に図解された内容を見て3秒でOKを出すこともあります。紙を見てすぐ私が「いいよ」と言うので、驚く人もいます。
それは、紙に書かれた論理構造、論理展開を見ることで思考アプローチがわかるので、「そのように考えてきたのなら大丈夫だろう」と判断しているのです。
ビジネスの現場において重要なことは、表面的な「伝え方のテクニック」ではなく、「伝えるべき内容を論理的に相手に届ける」ということなのです。
ホワイトボードで2軸を使うときの3カ条
口頭のコミュニケーションは1対1だけではなく、ミーティングのように多くの人数で行われることもあります。
ミーティングでありがちな光景が、「口頭で議論を交わしているけど、お互いに噛み合わずに空中戦を繰り広げている」というものです。誰しもが経験のあることだと思います。
そのような不毛な事態を避けるために活用すべきなのが、ホワイトボードです。紙の代わりにホワイトボードに2軸メモを書くのです。
これにより議論の内容がホワイトボードにイメージ化されるので参加者の理解が共通になり、議論が噛み合わないという事態を避けることができます。
ホワイトボードに2軸を書いて議論するときは、次の3つのことに注意してみてください。
(1)リーダーがペンを握る
チームが2軸を前に議論することに慣れるまでは、リーダーがファシリテーターを務めるのが望ましいです。
一番の理由は、ムダな議論を避けるため。
検討の必要がない部分はすぐグレーアウトして考えないようにすべきですが、ブレストでも時間に応じて「ここは考えない」とリーダーが決めたほうがいいときもあるからです。
(2)「読める字」で書く
意外な盲点です。字が汚くて読むのに時間がかかると、ミーティングもその後の議事録の共有も非効率になってしまいます。
(3)議事録も2軸で！
ブレストした内容をもう一度文字に起こすのは時間のムダ。
ホワイトボードに書いた内容は、写真撮影するか、ホワイトボードを印刷するなどしてそのまま記録に残します。
2軸でブレストしているのであとから見返してもわかりやすく、かつ議事録をまとめる時間も短縮できるので一石二鳥です。
見た目ばかりに、こだわっていないか？
資料作成が苦手だと思っている人は多いと思いますが、資料作成の何が苦手だと考えていますか？きれいな資料が作れない、パッと見てインパクトのある資料を作れないと思っていないでしょうか？実はこれらの悩みは、資料作成の本質を取り違えた悩みです。
いい資料とは、決して「見た目」だけがいい資料ではありません。ここを勘違いすると資料作成のドツボにハマるので、気をつけてください。
資料の良し悪しを決める要素は、「見た目」ではなく「内容」です。
「内容が大事」というと当たり前のように思えますが、多くのメンバーの資料を見てもなかなかここを理解している人が少ないと感じています。
見た目が良くても内容が悪ければダメ
内容で大切なのは、何を誰に伝えるか、論理的に整理されたものをどのような順序で伝えるか、ということ。
ピラミッド構造で伝える「内容」と「順序」を決めるということです。
論理構造と順序がしっかりしていれば、たとえ見た目がきれいでなくても十分な資料になります。しかし、いくら見た目がきれいでも、内容がなければその資料は0点です。
よくあるのが、資料を作り始める初期段階から見た目をきれいにする作業に注力してしまうパターンです。
内容やシナリオを考えながら、パソコンで図を作成しつつ、さらに見た目もきれいにしていく……。
このやり方では、本質的でない細かい作業に膨大な時間を取られることになります。
そして、納期が来たときに途中までしかできていない資料を提出せざるを得ないという残念な結果を招いてしまうのです。
「わかりやすい資料」を作る人は、何をしているのか？
見た目や細部に「のみ」こだわった資料は0点だと言いましたが、では「いい資料」を作るためにはどんな点に気をつければいいのでしょうか？ポイントは3つあります。
ポイント(1)「構造」を明確にする
最初に行わなければならないのは、資料の構造を決めることです。構造とは、骨組みと言い換えることもできます。
つまり、資料をどのように作り上げるのか、何をテーマに構成してどのような順序のシナリオにするのかを明確にします。
ビルや家を作るときに材料をどの順序で組み立てるのかを決めるように、何を伝えるかを決めて、「結論→原因→補足説明」と伝える順序を決めます。
論理的で、何を言いたいのかがすぐわかるのがいい資料です。
2軸思考を使うことで、この「構造」が明確な資料を作ることができます。
ポイント(2)8割「手書き」で作る
私は、資料作成の8割は手書きで準備しています。
ポイント(1)の「構造」を考えながら、同時にパワーポイントやエクセルで資料作成を始めてしまうと、ムダに時間がかかってしまいます。絶対にやめましょう。
資料作成は必ずやり直し作業が発生しますが、パソコン上でのやり直しはかなり時間がかかります。
コンテンツの洗い出し、構成の検討や図の検討までは紙に手書きで行い、パソコンでの作業は最後の最後にします。
ポイント(3)「バイアス」をかける
バイアスとは、考え方や意見が他の影響を受けて偏ってしまうこと。
「バイアスがかかっている」という表現は通常はネガティブな表現として使われますが、資料作成においてはまったく悪いことではありません。
仕事で大きな成果を出している人の資料には必ずバイアスがかかっています。
自分が得たい結果となるように「誘導」するようなコミュニケーションが必要だからです。
もちろん嘘をつくのは論外ですが、資料では「自分はこうしたい」「こうすべきだ」という意思を込めた表現にすることはとても重要です。
「A案とB案のどちらがいいですか？」と投げかけた資料を作るのと、できるだけA案を採用してもらえるように、「A案とB案がありますが、A案のほうが優位です」という資料を作るのとでは、結果がまったく違います。
資料を作るときに自分の意思を込めることなく、読み手に判断をゆだねてしまうのは絶対に避けましょう。
一方で、自分が情報の受け手になった場合は、この「バイアス」に惑わされない冷静な判断が必要になります。
受け取った情報や資料にバイアスがかかっていることを前提に、情報をインプットしましょう。
問題解決には、バイアスを取り除き、できるだけ正しく事象を捉えることが不可欠です。
2軸で資料作成ステップ(1)エッセンスを洗い出す
資料作成の第一歩では、「伝えたいこと・聞きたいこと」のマトリクスタイプのフレームワークを使います。
このフレームワークに沿って、エッセンスを洗い出します。
プレゼンでも報告資料でも、誰かに何かを伝える資料作成にはすべてこの2軸を使えば大丈夫。
これだけ覚えておけばいいので、とても便利です。
私は先日、社内で若手・中堅のプロジェクトマネジャー向けに「トラブルプロジェクトで学んだ経験」というテーマでプレゼンをしましたが、そのときにもこの2軸フレームワークを使って次のようにエッセンスを書き出しました。
【伝えたいこと】
・どうやってトラブルをリカバリーしてきたか
・トラブル対処に必要なスキル・実際に起きたありえないこと
・辛いときの支えになるもの
・ロジカルシンキングは必須スキルなど
【聞きたいこと】
・なぜトラブルになるのだろう？
・トラブルになったらどうすればいいのだろう？
・トラブルが起きたらどのように対処すればいいのか？
・プロジェクトマネジメントの基本はわかっているけど、役に立つのか？など
「A4半分」の紙に、コンテンツの内容を書いていく
次に、このフレームワークで書き出したエッセンスについて、それぞれの内容を書き出していきます。
このとき、私はA4のコピー用紙を半分に切って使っています。
それぞれのエッセンスについて、A4半分の紙に伝えたいテーマとそのコンテンツの内容をブレイクダウンして書き込みます。
ポイントは、ひとつのエッセンスにつき紙1枚で書いていくこと。
1枚の紙に2つ以上のエッセンスを書くと、次のグルーピングの作業ができなくなってしまいます。
A4「半分」サイズを使う理由は、コンパクトなのでこのあとの作業が効率的にできるからです。
2軸で資料作成ステップ(2)グルーピングする
ステップ(1)で洗い出したエッセンスは、粒度や分類などがバラバラで構造化されていません。次のステップでは、これらのエッセンスをグルーピングしていきます。
先ほどの例で言うと、「実際に起きたありえないこと」「辛いときの支えになるもの」などは経験談、「ロジカルシンキング」はビジネススキルの話、「トラブル対処に必要なスキル」はプロジェクトマネジメントの話……といった具合に分けていきます。
あるいは、プロジェクトの工程別に、立ち上げの話、実行段階の話……などと分類することもできます。どう分類するかは、同じエッセンスであってもさまざまなパターンがあります。
具体的な作業としては、先ほど書いたA4半分の紙を机の上に並べながら、「これとこれは同じグループかな？」「いや、こっちのグルーピングのほうがわかりやすいかな？」などと考えながら、紙をあれこれ動かしてクリップでまとめていきます。
このときに扱いやすい「A4半分サイズ」にしたことが威力を発揮します。
もしここまでの作業をパソコン上で行うとしたら、グルーピングの入れ替えだけでもかなり面倒な作業になります。紙だと一緒にしたり、再度バラしたり、並べ替えたりといった作業が容易にできます。
ピラミッド構造を頭に描きながら
グルーピングのときに頭に置きたいのが、ピラミッド構造です。
いま自分は全体像の中のどこの「塊」をグルーピングしようとしているのか。それをタテに深掘りするのか、それともヨコに広げるのか。
これを資料作成のときにも考えます。
紙を並べ替えているうちに、「もう少しエッセンスの粒度を細かくしたほうがいい」「これは要らない」「この項目を入れるなら、こっちも不可欠だ」と、要素を増やしたり減らしたりすることもよくあります。こうした作業もすべてA4半分の紙に手書きで書き、それをクリップでまとめていきます。
これで、大まかな資料全体の「構造」が決まることになります。
私のこのときのプレゼン資料の場合は、プロジェクトマネジメントのフレームワークであるPMBOK（Project Management Body Of Knowledge）というもので定義されている次の5つのプロセス群に分類しました。
A立ち上げ
B計画
C実行
D監視コントロール
E終結
これで5つの紙のグループが出来上がりました。
2軸で資料作成ステップ(3)伝える順序を決める
資料を構成する塊が決まったら、次はそれをどの順序で伝えるか、どのようなストーリーにするかを決めます。
資料の流れを決めるときに注意すべきことは、
(1) 考の流れ≠資料の流れ(2)思考の範囲≠資料の範囲という2つの原則です。
ビジネスコミュニケーションの原則は、「結論が先」です。
一方で、問題解決などの思考プロセスでは問題定義から始まり、結論は最後に導かれます。
つまり、思考の順番のままで資料を作成すると、ビジネスコミュニケーションの原則とは真逆の順序になってしまいます。
もうひとつ、資料には必ずしもすべての情報を盛り込む必要はありません。
問題解決で思考する際には、MECEでモレなくダブりなく考える必要がありますが、資料にするときは絞り込まなければなりません。
すべてを盛り込もうとすると情報過多な資料となり、長くて読んでもらえず、重要なポイントが埋もれてしまったものとなってしまいます。
全体的なシナリオを考えるときに、シナリオの流れに沿って情報の濃淡を調整しましょう。
なお、今回の事例のプレゼンでは、ステップ(2)でグルーピングした、
A立ち上げ
B計画
C実行
D監視コントロール
E終結
の順序のままとしました。
この順序がプロジェクトマネジメントの仕事の順序なので、その通りのシナリオのプレゼンにしました。
2軸で資料作成ステップ④2軸で図解する
シナリオ構成までできあがったので、次はスライド1枚1枚の作成に入っていきます。
資料を作成するときのポイントは、とにかく図解すること。
良い資料とは、「読んでわかる」資料ではなく「見てわかる」資料です。
いくら資料の論理構造（グループ）と論理展開（順序）がいいものになっていても、それを資料で表現した結果が「文字だけ」であれば、資料としてはいいものとは言えません。
文字の羅列だけで説明される内容よりも、表やグラフなどの図を使って説明された資料のほうがわかりやすいのです。
図解すると言うと、「自分には美的センス、芸術的センスがないから、いい資料は作れない」という人がいますが、それは間違いです。
いわゆる「絵心」はまったく必要ありません。
伝えたいことを2軸のマトリクス、4象限、グラフの図解で表現すればいいのです。
たとえパワーポイントできれいな資料を作ることに慣れていなくても、色使いが少しくらい不恰好でも、2軸で作ってあれば、ビジネス資料としては十分なレベルのものになります。
なぜなら、2軸で作られたものは論理的に整理され、見てすぐに伝わる資料になっているからです。
わかりやすいスライドを作ろうとするときに最も時間がかかるのは、どのような図にすればいいかと考える時間です。
2軸思考で考えた結果はすでに図になっているので、それをそのまま資料に使うだけ。
ですから、資料作成の時間も圧倒的に短くなります。
A4用紙に資料イメージを手書きする
なお、このステップでも、パソコンは使いません。まだまだ手書きです。
ステップ(1)から(3)ではA4半分の紙を使ってきましたが、1枚1枚のスライドの下書きをするこのステップでは、A4の紙1枚を使います。
なぜなら、ビジネス文書のほとんどがA4なので、原寸大で下書きするためです。
A3の資料を作るときはA3の紙に手書きします。
紙には、
・スライドタイトル
・キーメッセージ
・2軸の図
を資料にどのように配置するか、書いていきます。
もちろん2軸以外で構成されるスライドもありますが、「基本は2軸で図解する」と決めることでスライド1枚1枚の内容を考える時間は格段に短くなるはずです。
実際、私の社内プレゼン用の資料も、あとから見返してみるとほとんどのページを2軸フレームワークで作っていました。
2軸で資料作成ステップ⑤パソコンで資料を作る
そして最後のステップです。ここでようやくパソコンを開きます。
基本的には手書きのラフスケッチをパソコンで清書していけばOKです。
また、ここでいいバイアスをかけると、より説得力のある効果的な資料へと変わります。
マトリクスタイプでは「事象」より「対応策」を優先せよ
資料を作成する上で知っておくべき基本のひとつは、目線の動きです。
目線は左上から右下に動きます。つまり、左上にある情報から目に入ってきます。
たとえば、事象・課題・アクションで問題を整理したマトリクスタイプの場合、思考の流れは「事象→課題→アクション」となりますが、これを資料にする場合には「アクション→事象→課題」と順番を変えます。
事象→課題→アクションという流れにすると、最初に悪い事象が目に入ってきて読み手の頭の中がネガティブな状態から始まってしまうからです。
4象限タイプでは右上にポジティブな情報を配置する
4象限タイプの場合、ポジティブなセグメントとネガティブなセグメントがあります。
マトリクスタイプで説明したように、資料作成の際にはどこにポジティブなセグメントを持ってくるかがポイントですが、4象限タイプの場合はこれを右上に配置します。
なぜなら、「右肩上がり」という言葉があるように、物事の成長を示すのは左下から右上だからです。
つまり、4象限で4つの枠が示されると、人間は反射的に右上が一番いい情報であると理解します。
もし、目線の動きが左上から右下だからと左上にポジティブな情報を配置してしまうと、読み手にとってはいつもと違う情報配置になってしまい、理解するのに負荷がかかってしまいます。
なお、ポジティブな情報を右上に配置するというのはグラフタイプでも同じです。
グラフならば、特に右肩上がりが基本だからです。
グラフタイプは伝えたいメッセージのあるグラフだけを残す
グラフタイプで2軸思考をする場合は、考えるべき対象となったもののすべてをグラフに書きます。
ヨコ軸の時間軸も、分析すべき全範囲を対象とします。つまり、MECEとします。
しかし、そうして思考・検討した結果を資料にするときは、伝えたいメッセージを表現するグラフだけに絞ります。
たとえば、部門の売上の問題を把握するのに、20個の商品の売上データを折れ線グラフで分析したとします。そしてその結果、3個の商品に対して売上強化を図る戦略を決めました。
その報告資料を作成するときは、20個の商品のグラフを書く必要はありません。3個の商品に絞り込んだ理由を説明できるグラフにするのです。
たとえば、20個の売上平均値をグラフにし、この3個の商品がそれを大きく下回っているということをグラフで示し、この3個を選択した理由を説明するのです。
最後の最後で余った時間で見た目をきれいにする
グラフをきれいにする、色使いをきれいにする、インパクトのあるチャートにするなどといった資料の見た目をきれいにする作業は最後の最後、「残った時間」で行います。
見た目にこだわる作業は、どこまでやってもキリがありません。資料の納期が来たらやめようくらいの位置づけで作業をしたほうがいいです。
木部 智之（きべ・ともゆき）
日本IBMエグゼクティブ・プロジェクト・マネージャー。横浜国立大学大学院環境情報学府工学研究科修了。2002年に日本IBMにシステム・エンジニアとして入社。入社3年目にしてプロジェクトマネージャーを担当。2009年に役員のスタッフ職を経験し、2010年には 最大級の超大規模システム開発プロジェクトにアサインされ、大連への赴任も経験。日本と大連に数百人のメンバーを抱えている。
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