本記事は、石川和男氏の著書『人生をマネジメントする 1日を27時間にする思考法』（ぱる出版）の中から一部を抜粋・編集しています
チームで使えるメール時短術3選
チームで使うとより効果的なメールの時短術を3つお伝えします。
ぜひ、チームメンバーで共有してください。
ひとつ目は、「単語登録をしておく」です。
メールを打っていると、繰り返し使うフレーズがあります。それをワードの機能である単語登録してしまうのです。
例えば、「いつもお世話になっております」は「いつも」と打つだけで出て来るようにしておく。「今後ともよろしくお願いいたします」は「今後」、自分の会社の住所や電話番号などは「住所」と打つだけで出て来るようにしておく。
これらの積み重ねが、膨大な時間短縮につながります。
なかには、単語登録のやり方がわからない社員もいると思いますので、ぜひ教え合ってチーム内で展開してください。
2つ目は、「テンプレートを活用する」です。
型どおりのメールの文面を打つときや、メールに添付する提案書、議事録の作成時などに極めて有効です。
同じテンプレートで済むものは、過去のものを利用しまくります。
誰かが過去に作成したテンプレートを全員で共有するなど、チームで展開すれば効果は倍増です。
真似ることも時間短縮の強力な武器になるのです！
3つ目は、「メールの返信時間に制限を設ける」です。
これは、メール術というよりは、ちょっとしたマインドセットですね。
「水戸黄門メール術」や「指差し確認メール術」などで、簡素化して正確性を身につけたら、次は制限時間を設けて、さらなるスピードアップを目指してください。
私は、メールの返信文を作成する時間を15分と決めています。
時間を決めることで、集中力とスピードアップにつながるからです。
もちろん、15分で返信文が完成しないこともあります。そのときは、5分延長して完成を目指します。私はこの時間を「ロスタイム」と呼んでいます。
制限時間を設けることで、今回は15分で何件のメールを返信できるか遊び感覚、ゲーム感覚で楽しむようにしているのです（ただし、契約金額を決めるようなメールについては制限時間を超えて、より慎重に言葉を選び作成するようにしています）。
毎日、多いときには何百件と届く、ビジネスパーソンにとって必須のメール。それにチームで効率よく臨機応変にメリハリをつけて対応する。
チーム・メール・ルール術として実行してみてください。
POINT チームで使うとより効果的なメール時短術を共有する。
完璧よりもスピード重視
時間を効率化するためには、「手を抜くこと」も必要です。
「手を抜く」と言うと聞こえが悪いですが、完璧主義だといつまでも仕事が終わりません。
やる気のあるビジネスパーソンに限って、完璧主義者が多いのは厄介なことです。
もちろん、お客様からの依頼であれば、相手の期待を超える120点の仕事を目指すのはアリです。それが次の受注にもつながります。
しかし、社内文書などは時間をかけて100点満点を目指すよりも、70点、80点の出来でよいので、スピードを上げることが先決です。
こんな経験はありませんか？
「会議に使う内部資料の数字を出して」と部下に指示をしたあなた。
簡単な計算で済むので、すぐに持って来ると思ったのに、なかなか持って来ない。
1時間経ち、2時間経ち、だんだん会議の時間が迫ってきたので、もしや別の仕事が入って手につかないのかと心配になり、部下のもとに行って「さっき頼んだ数字はまだ？」と聞いてみると……。「あと1時間くらいで完成します」と驚きの返事が！
状況を聞くと、ざっくりな数字でよかったのに1円単位まで裏を取って計算している、手書きでいいのにワードで作成している、エクセルで棒グラフを作って色づけしている、詳細な資料をネットで検索してプリントアウトしている。ちゃんと説明しなかった自分も悪いが、まさかそこまで完璧なものを作っていたとは思わなかった。
笑い話のようですが、一流大学を卒業した社員ほど、子どものころから常に100点満点でなければいけないと叩き込まれて育ったせいか、そんな完璧主義の落とし穴に落ちてしまうことが本当にあるそうです。
某大手建設会社の専務に聞いた話です。
「当社の新入社員は有名大学卒業者が多く、私が何度『提出書類は、完璧よりもスピード重視だ。60点の出来でもいいから、もっと早く提出しなさい』と言って聞かせても、完璧を目指してなかなか提出して来ない。子どものころからの完璧主義はそれほど根深く染みついていて、この癖は30代になるまで続くんですよ」。
私は、名前さえ書けば受かる定時制の夜間の大学出身で、一流大学出身ではありませんが、「社会人になったら、役員になりたい！」と野望に燃えていました。そのため、新人時代は、「与えられた仕事は、細部まで完璧に仕上げよう」と決めていました。
ある日、広報部門から社内報に掲載する原稿の執筆と、写真を切り貼りする仕事を依頼されたときのこと。私は例によって完璧な仕事を目指し、1日がかりで作業していました。すると、どうなったか？
経理担当者の先輩から、「お前は、そんな1円にもならない仕事にいったい何時間かけてるんだよ！ お前がグズグズしているから、いつまでも他の仕事を頼めないじゃないか！」と、怒鳴られたのです。
今なら先輩が言った言葉の意味がよくわかります。しかし、当時はショックでした。
私にとっては、完璧こそすべてだと信じていて、評価されると思っていたので、怒られた理由もわからなかったのです。
仕事に燃えている社員に限って、時間を重視しないで、完璧に仕上げようと努力してしまうもの。
しかし、不必要な完璧を目指して時間をかけ過ぎるのは、ただの無駄です。
さらに言えば、時間をかけて作ったものの方向性が間違っていて、やり直しになったらとんでもないタイムロスになってしまいます。
完成度に不安があれば、途中の段階で「ホウレンソー（報告・連絡・相談）」をすることでやり過ぎも、やり間違いも防げます。学校のテストの答案と違い、会社の答案（書類）は何度提出してもいいのです。
仕事の成果とは、「完成度×時間効率」です。どれだけ完璧に仕上げても、残業してまでいいものを作っていてはコスト増になります。
POINT 70点、80点の出来でも、スピードを上げることが重要。
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